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Conditions générales de service

1) Définitions et documents applicables

LHS Signature : prestataire de services de décoration événementielle et de location d’éléments décoratifs.

Client : personne/entreprise réservant un service ou une location.

Événement : activité à décorer (date, heure, lieu).

Devis : document précisant la portée, les inclusions, exclusions, prix, horaires, lieu et conditions particulières.

Matériel loué : tout item appartenant à LHS Signature (structures, backdrops, supports, vases, accessoires, etc.).

Créations sur mesure / personnalisées : items non réutilisables ou produits spécialement pour le Client (panneaux personnalisés, impressions, découpes, fleurs géantes, etc.).

Priorité des documents (en cas de contradiction) : (1) devis accepté, (2) conditions particulières au devis, (3) présentes conditions, (4) communications écrites.

2) Portée des services

LHS Signature fournit, selon le devis :

conception et préparation du décor;

achat de matériel (ballons, accessoires, impressions);

transport/livraison;

installation/désinstallation;

location d’éléments (avec ou sans service).

Tout élément non écrit au devis est réputé non inclus.

3) Réservation et dépôt (30%)

La réservation devient officielle uniquement lorsque :

le devis est accepté par écrit, et

le dépôt de 30% est reçu.

Le dépôt sert à bloquer la date et à lancer la préparation; il est non remboursable, sauf décision écrite de LHS Signature.

4) Paiement final (24 heures à l’avance)

Le solde restant (70%) doit être payé au plus tard 24 heures avant l’heure d’installation prévue.

En cas de non-paiement du solde à l’échéance, LHS Signature peut, à sa discrétion :

suspendre ou retarder la prestation,

réduire la portée du service,

annuler la livraison/installation,
sans être tenue responsable des impacts sur l’événement, tout en conservant les montants déjà payés et/ou en facturant les coûts engagés.

5) Zone de service (Lévis et alentours) et déplacement

Zone de service : Ville de Québec et environs, Lévis et environs, et la région de la Beauce. Les frais de déplacement (kilométrage, temps, stationnement, péages) peuvent être inclus au devis ou facturés au réel selon l’adresse exacte. LHS Signature se réserve le droit de refuser ou de replanifier une prestation si la distance, l’accessibilité ou les contraintes logistiques rendent le service déraisonnable, avec avis au Client dès que possible.

6) Modifications après acceptation du devis

Toute modification (couleurs, thème, quantités, format, lieu, horaires, ajout/retrait d’items) doit être confirmée par écrit.

Des ajustements peuvent entraîner des frais additionnels et/ou un changement de délai. Les inspirations/photos servent de référence; des variations peuvent survenir selon la disponibilité du matériel, l’éclairage et les contraintes du lieu.

7) Accès au lieu, conditions d’installation et responsabilités du Client

Le Client doit garantir :

l’accès au lieu à l’heure convenue (porte, ascenseur, quai, garage/chargement);

un espace dégagé et sécuritaire;

un contact joignable sur place pendant la fenêtre d’installation;

le respect des règles du lieu (fixations, hauteur, sécurité).

Si l’accès est impossible, retardé ou restreint (salle non prête, lieu fermé, consignes manquantes), LHS Signature n’est pas responsable d’un décor incomplet et des frais peuvent s’appliquer.

7.1 Règlements du lieu, sécurité incendie et zones interdites

Le Client est responsable de vérifier et de respecter les règlements du lieu et d’obtenir toute autorisation requise. LHS Signature n’installera jamais d’éléments qui :

bloquent une sortie de secours, un passage obligatoire ou un accès d’urgence;

obstruent des gicleurs (sprinklers), panneaux de sortie, extincteurs, alarmes ou équipements de sécurité;

contreviennent aux règles du lieu (ex. interdiction de rubans, clous, adhésifs, accroches au plafond, confettis, etc.).

Si, sur place, le lieu impose des contraintes imprévues (sécurité incendie, interdiction d’ancrage, restriction de hauteur, etc.), LHS Signature peut adapter le décor (emplacement, format, méthode de fixation) afin de respecter la sécurité et les règlements. Ces ajustements ne constituent pas un défaut de service.

Si l’installation doit être interrompue, modifiée de façon majeure ou retirée à la demande du lieu pour non-conformité ou sécurité, le Client demeure responsable des frais engagés (temps, main-d’œuvre, transport), et des frais de temps d’attente/heures supplémentaires peuvent s’appliquer.

8) Temps d’attente et heures supplémentaires

Si l’équipe est sur place et ne peut pas travailler à l’heure prévue (lieu fermé, salle non accessible, manque de consignes, absence de contact), les frais suivants peuvent s’appliquer :

Temps d’attente : 50 $ / 30 minutes

Heures supplémentaires : 80 $ / heure / personne

Si l’attente dépasse 60 minutes, LHS Signature peut quitter les lieux et reprogrammer si possible (frais applicables), sans garantie de disponibilité.

9) Annulation par le Client

En cas d’annulation :

le dépôt (30%) demeure non remboursable;

des frais additionnels peuvent s’appliquer selon la proximité de la date et les coûts engagés (achats, production, réservation d’équipe, déplacements).

Plus de 30 jours avant : dépôt conservé; aucun autre frais, sauf achats non récupérables déjà effectués.

30 à 15 jours avant : dépôt + 25% du total du devis.

14 à 3 jours avant : dépôt + 50% du total du devis.

Moins de 72 heures / jour même : dépôt + 100% du total du devis.

Créations sur mesure / personnalisées : 100% dues dès que la production/commande est lancée, même en cas d’annulation.

10) No-show / impossibilité le jour même

Sont considérés comme impossibilité le jour même :

personne n’ouvre ou personne responsable n’est joignable;

accès refusé par le lieu;

annulation une fois l’équipe en route ou sur place;

contraintes sur place rendant l’installation impossible sans alternative raisonnable.

Dans ces cas, la prestation est réputée engagée et les frais d’annulation tardive s’appliquent (section 9), en plus des frais de déplacement et du temps d’attente.

11) Report (changement de date)

Un report est accepté selon disponibilité, avec une seule reprogrammation permise.

Report demandé plus de 14 jours avant : 75 $ de frais administratifs.

Report demandé entre 14 et 8 jours : 150 $ de frais administratifs.

Report demandé moins de 7 jours : traité comme une annulation tardive (section 9).

Conditions additionnelles :

La nouvelle date doit être dans un délai de 6 mois.

Les achats non récupérables et créations sur mesure demeurent dus.

Les tarifs peuvent être ajustés selon saison, distance, logistique ou coûts.

12) Installations extérieures et météo

Pour les installations extérieures, le Client reconnaît que la météo (vent, pluie, soleil, chaleur/froid) peut affecter la tenue des ballons et la sécurité.

LHS Signature peut recommander une alternative, adapter le format, ou refuser une installation extérieure si les conditions sont jugées dangereuses, sans être tenue responsable des impacts liés à la météo.

13) Ballons : variations et durabilité

Les ballons sont des produits sensibles; des variations de teinte et une usure normale (déflation, éclatement isolé) peuvent survenir selon la température, l’humidité, le soleil, les frottements et la manipulation des invités. Cela ne constitue pas un défaut de service.

13.1 Exécution du service et absence de remboursement après installation

Une fois l’installation terminée (ou la livraison effectuée, selon le devis), le service est réputé rendu. Le Client doit signaler toute demande d’ajustement sur place dès la fin de l’installation afin de permettre une correction immédiate. Après le départ de l’équipe, aucun remboursement ne sera accordé pour :

l’usure normale des ballons et décorations (température, soleil, humidité, manipulation des invités, frottements);

les dommages, déplacements ou altérations causés par le Client, les invités, le lieu ou tout tiers;

les changements d’avis du Client après installation.

Si un problème majeur est directement attribuable à LHS Signature et constaté pendant la présence de l’équipe, LHS Signature pourra, lorsque possible, effectuer une correction raisonnable sur place.

14) Location d’items (sans installation)

Lors d’une location sans service :

une caution/dépôt de sécurité peut être exigée (montant variable selon la valeur des items);

le Client est responsable de tout bris, perte, vol, tache ou dommage;

des frais de réparation, remplacement et/ou nettoyage peuvent s’appliquer;

les items doivent être retournés à la date/heure convenue.

Retard de retour : des frais de 25 $ par jour peuvent s’appliquer (ou plus si le retard bloque une autre réservation).

15) Bris, pertes et dommages (services ou location)

Tous les éléments loués demeurent la propriété de LHS Signature. Le Client est responsable de tout dommage causé par lui-même, ses invités, enfants, prestataires tiers ou le lieu. Les frais de remplacement peuvent inclure la valeur de l’item, la main-d’œuvre et le transport.

16) Photos/vidéos (portfolio)

Sauf refus écrit du Client avant l’événement, LHS Signature peut utiliser des photos/vidéos du décor à des fins de portfolio et réseaux sociaux, sans information sensible intentionnelle.

17) Promotions et rabais

Les promotions et rabais sont soumis à conditions. Pour le rabais “ sur devis concurrent” :

devis concurrent écrit, daté, au nom du Client;

Le devis concurrent doit provenir d’une entreprise légalement enregistrée, notamment inscrite au Registraire des entreprises du Québec (REQ), et comporter des coordonnées vérifiables.

comparabilité (même date, portée similaire, inclusions équivalentes);

demande faite avant paiement du dépôt (ou selon délai indiqué);

non cumulable avec d’autres promotions;

exclusions possibles : livraison, stationnement, taxes, sur-mesure, urgence.

LHS Signature se réserve le droit de refuser un devis non comparable ou non vérifiable.

18) Force majeure

LHS Signature n’est pas responsable des retards/impossibilités dus à des événements hors de son contrôle (tempêtes, fermetures, urgences, restrictions, pannes majeures). Une solution raisonnable pourra être proposée selon les coûts engagés.

19) Loi applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois applicables au Québec.

20) Acceptation

Le paiement du dépôt, l’acceptation du devis ou la signature confirme que le Client a lu et accepte les présentes Conditions générales de service.